Οι λογαριασμοί email αποτελούν ένα βασικό εργαλείο επικοινωνίας για κάθε επιχείρηση, ενισχύοντας το prestige της και προσδίδοντας επαγγελματισμό σε κάθε συναλλαγή. Η σωστή διαχείριση των εταιρικών email συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα των εσωτερικών διαδικασιών και στην αξιοπιστία της επιχείρησης στα μάτια των πελατών και συνεργατών.
Κριτήρια για τη σωστή επιλογή λογαριασμών email
Για να διασφαλίσετε ότι οι λογαριασμοί email της εταιρείας σας είναι λειτουργικοί και επαγγελματικοί, πρέπει να τηρούν τα παρακάτω κριτήρια:
- Επαγγελματικό ύφος: Αποφύγετε προσωπικά ή ανεπίσημα email, όπως alekaki@… ή maria87@…, καθώς αυτά δεν προσδίδουν σοβαρότητα στην επικοινωνία της επιχείρησης.
- Ευκολία απομνημόνευσης: Ένα εύκολο και ξεκάθαρο email διευκολύνει τη μεταφορά πληροφοριών σε προφορική και γραπτή επικοινωνία.
- Συντομία: Οι σύντομοι λογαριασμοί email επιχειρήσεων είναι πιο εύχρηστοι, ειδικά σε πλατφόρμες που απαιτούν συχνή εισαγωγή των διαπιστευτηρίων.
Βασικοί εταιρικοί λογαριασμοί email
Η χρήση των σωστών εταιρικών email είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της οργάνωσης και της αξιοπιστίας μιας επιχείρησης. Παρακάτω παρατίθενται οι πιο διαδεδομένοι τύποι λογαριασμών email για επιχειρήσεις:
- info@… – Το γενικό email επικοινωνίας και γραμματείας.
- sales@… – Το email του τμήματος πωλήσεων.
- administration@… – Το email της διοίκησης.
- tech@… – Το email του τεχνικού τμήματος.
- support@… – Το email της υποστήριξης πελατών / συνεργατών.
- helpdesk@… – Μια ακόμα εκδοχή για την υποστήριξη.
- b2b@… – Το email για τις πωλήσεις χονδρικής.
- accounting@… – Το email του λογιστηρίου.
- accounts@… – Μια πιο σύντομη εκδοχή του λογιστηρίου.
- admin@… – Συνήθως το email του τεχνικού προϊστάμενου.
- webmaster@… – Το email του διαχειριστή της εταιρικής ιστοσελίδας.
Αυτοί οι λογαριασμοί email παρέχουν σαφήνεια στους πελάτες και συνεργάτες σχετικά με το ποιο τμήμα πρέπει να προσεγγίσουν για την εκάστοτε ανάγκη τους.
Προσωπικά εταιρικά email για διευθυντικά στελέχη
Εκτός από τους γενικούς λογαριασμούς email επιχειρήσεων, είναι σημαντικό κάθε διευθυντικό στέλεχος να διαθέτει ένα προσωπικό, επαγγελματικό email. Σε αυτή την περίπτωση, συνιστάται η χρήση του επωνύμου με μικρές τροποποιήσεις για ευκολότερη απομνημόνευση.
Παράδειγμα διαμόρφωσης προσωπικού εταιρικού email:
Αν το όνομα ενός συνεργάτη είναι Κώστας Παπαδόπουλος, τότε ένα προτεινόμενο email θα μπορούσε να είναι: kpap@….
Προδιαγραφές ασφαλείας για εταιρικά email
Η ασφάλεια των εταιρικών email είναι ζωτικής σημασίας. Τα password των λογαριασμών email πρέπει να:
- Περιλαμβάνουν από 8 έως 11 χαρακτήρες.
- Αποτελούνται από πεζά λατινικά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα για αυξημένη ασφάλεια.
- μην περιέχουν το username ή μέρος αυτού, καθώς αυτό μπορεί να παραβιαστεί εύκολα από κακόβουλες επιθέσεις.
- μην τα έχετε χρησιμοποιήσει σε άλλους δικτυακούς τόπους, ειδικά σε site αμφιβόλου ποιότητας.
Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να έχετε ενεργοποιήσει την λειτουργία 2-step verification ή double opt-in συσχετίζοντας το email σας με το κινητό τηλέφωνο σας ή κάποιο application παραγωγής μεταβλητού αριθμού επιβεβαίωσης (πχ. Google Authedicator).
Η σωστή διαχείριση των email επιχειρήσεων διασφαλίζει την επαγγελματική εικόνα και την αποτελεσματική επικοινωνία. Επιλέγοντας τους κατάλληλους λογαριασμούς email και ακολουθώντας τις βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας, ενισχύετε το prestige της επιχείρησής σας και διασφαλίζετε μια αποδοτική και οργανωμένη επικοινωνία.
