Ποια email πρέπει να έχω για την εταιρία μου και τι password να ορίσω σε κάθε ένα;

Οι λογαριασμοί email που συνήθως ενεργοποιούνται για κάθε επιχείρηση τηρούν τα παρακάτω κριτήρια:

1. έχουν το ανάλογο επαγγελματικό ύφος
   Λογαριασμοί του στυλ alekaki@..... ή maria87@..... δεν λαμβάνονται σοβαρά σε μια επαγγελματική προσέγγιση, συνεπώς και θα πρέπει να αποφεύγονται.
2. είναι ευκολομνημόνευτοι
   Ένα "εύκολο" και ξεκάθαρο email μεταδίδεται πιο εύκολα σε διαφημίσεις, στο τηλέφωνο ή στις κατ' ιδίαν συζητήσεις σας.
3. είναι σύντομοι
   Στους περισσότερους σύγχρονους mail servers σαν username ορίζεται ολόκληρο το email. Έτσι για χάρη εργονομίας είναι πιο γρήγορο να πληκτρολογήσει κανείς ένα σύντομο username από ότι ένα μεγάλο, ειδικά αν αυτό περιέχει και παύλες (-) μέσα.

Έχει επίσης καθιερωθεί όλα αυτά τα χρόνια λειτουργίας του internet και είναι αναμενόμενο πλέον από τους χρήστες, να υπάρχουν συγκεκριμένοι λογαριασμοί email όταν πρόκειται για εταιρίες. Αυτοί οι λογαριασμοί είναι:

info@...... Είναι το γενικό email της γραμματείας

sales@..... Είναι το γενικό email των πωλήσεων

Άλλα συνήθη email είναι:

administration@..... Είναι το email της διοίκησης

tech@..... Είναι το email του τεχνικού τμήματος

accounting@..... Είναι το email του λογιστηρίου

accounts@..... Μια ακόμα πιο εύκολη εκδοχή του λογιστηρίου

admin@..... Είναι το email συνήθως του τεχνικού προϊστάμενου

webmaster@..... Είναι το email του διαχειριστή της εταιρικής ιστοσελίδας

Πέρα από τα παραπάνω μπορούν και πρέπει επίσης να ενεργοποιηθούν προσωπικοί εταιρικοί λογαριασμοί για κάθε διευθυντικό στέλεχος της εταιρίας. Σε αυτά τα email συνήθως επικρατούν τα επώνυμα με μικρές τροποποιήσεις για να είναι πιο ευκολομνημόνευτα.

Π.χ έστω ότι το όνομα και το επώνυμο κάποιου συνεργάτη είναι Κώστας Παπαδόπουλος. Ένα καλό και προτεινόμενο email θα ήταν της μορφής: kpap@......

Τα password που πρέπει να έχουν οι λογαριασμοί θα πρέπει να είναι έως 11 χαρακτήρες. Σαν χαρακτήρες θεωρούνται πεζά λατινικά, σύμβολα και αριθμοί. Είναι προτιμότερο το password να περιέχει ένα συνδυασμό και των τριών αυτών κατηγοριών.

Απαγορεύεται η ενσωμάτωση εντός του password, τμήματος ή ολόκληρου του username. Κάτι τέτοιο δεν γίνεται δεκτό από το σύστημα γι' αυτό και θα πρέπει να προσεχθεί ιδιαίτερα κατά την αποστολή του αιτήματος ενεργοποίησης των λογαριασμών email.